Le respect de la vie privée est un élément important de l’engagement d’Abacus Data à l’égard des répondants et du grand public.
Lorsque vous participez à un sondage mené par notre organisation, vous pouvez avoir confiance que tout renseignement personnel que vous nous confiez restera confidentiel.
Chaque fois que vous participez à l’un de nos sondages à titre de répondant, vos réponses individuelles resteront confidentielles et ne seront jamais liées à vos renseignements d’identification personnelle, sans votre permission expresse. Vos renseignements d’identification personnelle ne seront jamais vendus à qui que ce soit. Vous êtes libre de participer ou non à un sondage, de répondre ou non à certaines questions et de mettre fin à votre participation en tout temps.
La politique de confidentialité d’Abacus Data est un énoncé de principes et de lignes directrices qui prescrit le niveau de protection des renseignements personnels fournis par Abacus Data aux répondants et au grand public. La politique de confidentialité d’Abacus Data a pour objectif de promouvoir des pratiques responsables et transparentes dans la gestion des renseignements personnels, conformément aux dispositions de la Loi sur la protection des renseignements personnels et les documents électroniques (Canada).
Abacus Data continuera de revoir sa politique de confidentialité afin d’en assurer la pertinence et de veiller à ce qu’elle demeure conforme aux normes de l’industrie, des technologies et des lois.
Abacus Data est membre du Conseil de recherche et d’intelligence marketing canadien (CRIC) à titre d’organisation accréditée. Le CRIC établit les normes pour les organismes de recherche ; les membres du CRIC doivent respecter ces normes qui visent également à protéger votre vie privée.
Pour toute question quant à la façon dont Abacus Data protège votre vie privée, n’hésitez pas à communiquer avec notre agent de la protection de la vie privée par courriel (info@abacusdata.ca) ou par la poste (Abacus Data, 6-71, rue Bank, Ottawa, ON K1P 5N2).
Les dix principes qui constituent la politique de confidentialité d’Abacus Data sont interdépendants et Abacus Data les respecte intégralement. Chaque principe doit être lu en parallèle avec les commentaires qui l’accompagnent. Comme le prévoit la Loi sur la protection des renseignements personnels et les documents électroniques (LPRPDE), les commentaires de la Politique de confidentialité d’Abacus Data ont été rédigés de façon à refléter la situation particulière de cette organisation à l’égard des renseignements personnels.
Portée et application de la politique de confidentialité d’Abacus Data :
La politique de confidentialité d’Abacus Data s’applique aux renseignements personnels recueillis, utilisés ou divulgués par Abacus Data dans l’exercice de ses activités commerciales.
La politique de confidentialité d’Abacus Data s’applique à la gestion des renseignements personnels, qu’ils soient sous forme verbale, électronique ou écrite.
La politique de confidentialité d’Abacus Data ne restreint pas la collecte, l’utilisation ou la divulgation des renseignements qui suivent par Abacus Data :
- Renseignements personnels non identifiables ;
- Nom, titre, adresse et/ou numéro de téléphone au travail d’un employé d’un organisme ;
- Tout autre renseignement concernant une personne qui est disponible publiquement et précisé dans les règlements de la Loi sur la protection des renseignements personnels et les documents électroniques (LPRPDE).
L’application de la politique de confidentialité d’Abacus Data est assujettie aux exigences et dispositions de la Loi sur la protection des renseignements personnels et les documents électroniques (LPRPDE), aux règlements qui s’y rattachent et à toute autre loi ou tout autre règlement applicable.
Collecte : fait de recueillir, d’acquérir, d’enregistrer ou d’obtenir des renseignements personnels de toute source, y compris des tiers, par quelque moyen que ce soit.
Consentement : accord volontaire pour la collecte, l’utilisation et la communication de renseignements personnels à des fins définies. Le consentement peut être explicite ou implicite et peut être donné directement par la personne intéressée ou par un mandataire autorisé. Le consentement explicite peut être donné de vive voix, par des moyens électroniques ou par écrit. Toutefois, il doit toujours s’agir d’un consentement sans équivoque qu’Abacus Data n’a pas besoin de vérifier. Il y a consentement implicite lorsque l’intervention ou la non-intervention de l’intéressé(e) permet raisonnablement de conclure au consentement.
Divulgation : le fait de mettre des renseignements personnels à la disposition d’un tiers.
Employé : employé ou entrepreneur indépendant d’Abacus Data.
Renseignements personnels : renseignement concernant une personne identifiable. Cela n’inclut pas le nom, le titre, l’adresse ou le numéro de téléphone d’un employé d’un organisme, ni les renseignements descriptifs et concrets sur un organisme.
Répondant : Un membre du public qui fournit des renseignements personnels à Abacus Data dans le cadre d’un sondage effectué par ce dernier. Par exemple, un répondant est une personne qui communique des renseignements personnels à Abacus Data dans le cadre d’une étude de marketing ou sociale, qu’elle soit quantitative ou qualitative.
Tiers : personne ou organisme autre qu’Abacus Data.
Utilisation : traitement, manipulation et gestion des renseignements personnels par Abacus Data et au sein d’Abacus Data ou par un tiers au su et avec l’approbation d’Abacus Data. Fait de recueillir, d’acquérir, d’enregistrer ou d’obtenir des renseignements personnels de toute source, y compris des tiers, par quelque moyen que ce soit.
Les 10 principes de confidentialité
Principe 1
Il incombe à l’agent de la protection des renseignements personnels d’Abacus Data d’assurer le respect des exigences de la politique de confidentialité d’Abacus Data. L’on peut joindre l’agent de la protection des renseignements personnels d’Abacus Data par courriel à cette adresse : info@abacusdata.ca. L’agent de la protection de la vie privée peut nommer d’autres personnes chez Abacus Data pour agir à son nom ou pour assumer la responsabilité des activités quotidiennes de collecte et/ou de traitement des renseignements personnels.
Abacus Data est responsable des renseignements personnels à sa disposition ou sous son contrôle et prend des moyens contractuels ou autres pour fournir un niveau comparable de protection de la vie privée pendant que les renseignements personnels sont traités ou utilisés par un tiers.
Principe 2
Abacus Data recueille des renseignements personnels auprès du public uniquement aux fins suivantes :
- pour effectuer des recherches de marketing et sociales (quantitatives ou qualitatives) ;
- pour comprendre les opinions des répondants et justifier la pertinence d’effectuer d’autres recherches commerciales ou sociales de nature qualitative ou quantitative ;
- pour satisfaire aux exigences réglementaires et juridiques.
Toute mention de « fins déterminées » désigne les fins définies dans ce principe.
Abacus Data doit préciser les fins déterminées au répondant, de vive voix, électroniquement ou par écrit, avant la collecte de renseignements personnels dans le cadre d’un sondage ou au moment de celle-ci. Sur demande, les personnes qui recueillent des renseignements personnels doivent être en mesure d’expliquer à la personne concernée à quelles fins sont destinés ces renseignements ou de la référer à un employé désigné d’Abacus Data qui peut lui expliquer ces fins.
Lorsque des renseignements personnels recueillis seront utilisés ou divulgués à des fins non précisées au préalable, les nouvelles fins doivent être identifiées avant l’utilisation. À moins que les nouvelles fins auxquelles les renseignements sont destinés ne soient prévues ou exigées par une loi, le consentement du répondant doit être obtenu avant d’utiliser ou de divulguer les renseignements à cette nouvelle fin.
Abacus Data peut remettre des données de synthèse tirées de ses sondages à ses clients ou à des tiers. Sous forme agrégée, il est impossible d’identifier les renseignements personnels d’un répondant particulier.
Principe 3
La participation des répondants à un sondage est toujours volontaire. Lorsqu’un répondant accepte de participer à un sondage, cette participation constitue son consentement à l’entrevue.
En général, les renseignements personnels recueillis dans le cadre d’une entrevue ne sont pas communiqués à des tiers. Cependant, il peut arriver à l’occasion qu’un client qui commandite un projet de recherche désire communiquer directement avec des répondants. Dans ces cas, Abacus Data explique toujours les raisons de la divulgation au répondant et obtient son autorisation exprès avant de transmettre l’information.
Un répondant est toujours libre de participer ou non à un sondage, de répondre ou non à des questions précises et de mettre fin à sa participation à tout moment.
Dans l’obtention du consentement, Abacus Data doit faire un effort raisonnable pour s’assurer que le répondant est informé des fins déterminées auxquelles les renseignements personnels seront utilisés ou divulgués. Ces fins déterminées doivent être énoncées de façon à ce que le répondant puisse raisonnablement les comprendre.
Généralement, Abacus Data doit obtenir le consentement des personnes concernées relativement à l’utilisation et à la communication des renseignements personnels au moment de la collecte. Dans certains cas, Abacus Data peut obtenir le consentement concernant l’utilisation ou la communication des renseignements après avoir recueilli ces renseignements, mais avant qu’ils soient utilisés ou communiqués à une nouvelle fin.
Pour déterminer la forme que prendra le consentement, Abacus Data tiendra compte de la sensibilité des renseignements et des attentes raisonnables de ses répondants.
La participation d’un répondant à une étude de marché ou sociale de nature quantitative ou qualitative peut constituer son consentement implicite permettant à Abacus Data de recueillir, d’utiliser et de communiquer des renseignements personnels aux fins déterminées.
Principe 4
Abacus Data limitera la quantité et la nature des renseignements personnels qu’elle recueille, de manière à recueillir uniquement ce qui est nécessaire pour réaliser les fins déterminées communiquées aux répondants.
Abacus Data recueille des renseignements personnels au sujet d’une personne surtout auprès de celle-ci ou d’un membre de son ménage. Sauf lorsque permis par la loi, Abacus Data ne recueillera des renseignements personnels auprès de sources externes, par exemple des entreprises clientes, que si les personnes concernées ont consenti à cette collecte.
Principe 5
Abacus Data peut communiquer les renseignements personnels d’un répondant à :
- un client d’Abacus Data lorsque le répondant y a consenti ;
- un tiers embauché par Abacus Data pour la réalisation de tâches à son nom ;
- une administration publique ou à un fonctionnaire si, selon le jugement raisonnable d’Abacus Data, un danger imminent pour la vie ou la propriété d’une personne pouvait être écarté ou réduit par la communication de l’information ;
- un ou des tiers si le répondant a donné son consentement à ce que l’information soit communiquée, ou si la communication est exigée ou permise par la loi.
Seuls les employés d’Abacus Data qui ont un besoin administratif de connaître les renseignements, ou dont les tâches nécessitent de les connaître, peuvent accéder aux renseignements personnels des répondants.
Abacus Data conservera les renseignements personnels seulement pour le temps nécessaire ou utile pour les fins déterminées, ou selon les exigences de la loi. Selon les circonstances, lorsqu’il est nécessaire de communiquer de nouveau avec un répondant pour préciser ses réponses à un sondage ou pour obtenir des réponses supplémentaires, Abacus Data conservera les renseignements personnels pour une période jugée raisonnable pour permettre de reprendre contact avec la personne.
Abacus Data doit disposer en permanence de mesures de contrôle, de calendriers et de pratiques raisonnables et systématiques relatifs à la conservation et à la destruction de dossiers et de renseignements personnels qui ne sont plus nécessaires ou pertinents à la réalisation des fins déterminées ou dont la loi n’exige plus la conservation. Ces renseignements seront détruits, effacés ou rendus anonymes.
Principe 6
Les renseignements personnels utilisés par Abacus Data doivent être suffisamment exacts, complets et à jour pour réduire au minimum la possibilité que des renseignements inappropriés soient utilisés pour prendre une décision au sujet d’un répondant.
Lorsque nécessaire, Abacus Data veillera à la mise à jour des renseignements personnels concernant ses répondants et ses employés pour répondre aux fins déterminées, ou lorsque la personne concernée l’en avertit.
Principe 7
Abacus Data protégera les renseignements personnels contre les risques comme la perte ou le vol, ainsi que la consultation, la divulgation, la copie, l’utilisation, la modification ou la destruction non autorisées, au moyen de mesures de sécurité appropriées, quelle que soit la forme sous laquelle ces renseignements sont conservés.
Abacus Data protégera les renseignements personnels communiqués à des tiers par des ententes contractuelles précisant la confidentialité de l’information et les fins auxquelles ces renseignements sont destinés.
Tout le personnel d’Abacus Data ayant accès aux renseignements personnels est tenu de respecter le caractère confidentiel de ces renseignements.
Principe 8
Abacus Data veillera à ce que les renseignements sur ses politiques et ses procédures soient faciles à comprendre, comprenant notamment :
- le titre et l’adresse de la ou des personnes chargées de s’assurer qu’Abacus Data respecte sa politique de confidentialité et à qui il faut acheminer les plaintes et/ou les demandes de renseignements ;
- une description du moyen d’avoir accès aux renseignements personnels détenus par Abacus Data ;
- une description du genre de renseignements personnels détenus par Abacus Data, y compris une explication générale de l’usage auquel ils sont destinés ;
- une description des renseignements personnels mis à la disposition d’organisations connexes (p. ex., filiales).
Principe 9
Abacus Data informera toute personne qui adresse une demande à son agent de la protection de la vie privée de l’existence de renseignements personnels qui la concernent, de l’usage qui en est fait et du fait qu’ils ont été communiqués à des tiers, et lui permettra de les consulter.
Dans certaines situations, Abacus Data pourrait ne pas être en mesure de donner accès à tous les renseignements personnels qu’elle détient au sujet du répondant. Par exemple, Abacus Data pourrait se voir obligée de refuser l’accès à l’information si cela risque de révéler des renseignements personnels au sujet d’un tiers ou risque vraisemblablement de mettre en péril la vie ou la sécurité d’une autre personne. De plus, Abacus Data ne peut non plus donner accès à l’information si celle-ci révèle des renseignements commerciaux confidentiels.
Afin de protéger les renseignements personnels, Abacus Data peut exiger qu’un répondant fournisse suffisamment d’information pour qu’il soit possible de le renseigner sur l’existence, l’utilisation et la communication de renseignements personnels et lui donner accès à son dossier. L’information ainsi fournie sera uniquement utilisée à cette fin.
Abacus Data corrigera ou complétera promptement tous les renseignements personnels jugés inexacts ou incomplets. Tout différend non réglé relatif à l’exactitude ou à l’exhaustivité des renseignements sera consigné dans le dossier de la personne concernée. S’il y a lieu, Abacus Data communiquera tout renseignement modifié aux tiers qui ont accès à ces renseignements personnels ou leur fera part de l’existence de différends non réglés.
Les répondants et les employés peuvent obtenir des renseignements ou avoir accès à leur dossier personnel en contactant l’agent de la protection de la vie privée d’Abacus Data.
Principe 10
Abacus Data établira des procédures pour recevoir les plaintes et les demandes de renseignement de ses répondants concernant la gestion des renseignements personnels, et y donner suite.
Sur demande écrite, Abacus Data informera ses répondants de l’existence de ces procédures et de la disponibilité des procédures de plainte.
La ou les personne(s) responsables de veiller au respect de la politique de confidentialité d’Abacus Data peuvent consulter à l’externe, s’il y a lieu, avant de donner une réponse définitive aux plaintes individuelles.
Abacus Data fera enquête sur toutes les plaintes relatives au respect de sa politique de confidentialité. Si une plainte est jugée fondée, Abacus Data prendra des mesures appropriées pour la résoudre, y compris, au besoin, la modification de ses politiques et procédures. Le répondant sera informé du résultat de l’enquête concernant sa plainte.
Renseignements supplémentaires
Pour plus d’information concernant la politique de confidentialité d’Abacus Data, n’hésitez pas à communiquer avec notre agent de la protection de la vie privée par courriel à cette adresse, privacy@abacusdata.ca, ou par la poste à cette adresse, Abacus Data, 6-71, rue Bank, Ottawa (ON) K1P 5N2.
Vous pouvez également consulter le site Web du Commissaire à la protection de la vie privée du Canada (www.priv.gc.ca/en). Pour connaître les normes qui encadrent le Conseil de recherche et d’intelligence marketing canadien, dont Abacus Data est membre à titre d’organisation accréditée, veuillez consulter www.canadianresearchinsightscouncil.ca.